TOS Silver 2000

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Text File | 1996-04-11 | 26.7 KB | 575 lines

5.0 Kundendatei Es gibt sicherlich keine Firma, und sei sie noch so klein, die nicht über mehrere Kunden und Lieferanten verfügt. Die Effektivität der Arbeit im Büro ist im wesentlichen auch davon bestimmt, wie schnell Sie Zugriff auf die Daten Ihres Kunden- und Lieferantenstammes haben. Besonders, wenn Sie eine Rechnung erstellen wollen wäre es vorteilhaft, die notwendigen Angaben wie Name, Anschrift, Kundennummer usw. problemlos aus einer kleinen Datenbank einfügen zu können. Oft wird dies jedoch durch unterschiedliche Datenformate verhindert, oder durch eine schier unglaubliche Trägheit des Speichermediums zur Tortur (selbst bei flinken Festplatten ein oft zu beobachtendes Phänomen, wenn viele Datensätze durchsucht werden müssen!). Auch mit diesem Problem ist spätestens jetzt Schluß! In dem Programm FIRST_MILLION finden Sie eine Datenbank integriert, die nach dem Programmstart alle Datensätze im Speicher hält, und unkompliziert mit dem Programmteil Fakturierung zusammenarbeitet. Sie können jedoch nicht nur Ihre Kunden-, sondern auch Lieferantendaten verwalten. Es stehen insgesamt 16 verschiedene, frei definierbare Kundengruppen zur Verfügung. Das Programm markiert deutlich sichtbar im Kundenfenster die Datensätze mit den Lieferanten. Natürlich können Sie im Programmteil Artikelstammdaten Ihren Waren die entsprechende Lieferantennummer anfügen, damit das Programm die Zuordnung der Nachbestellartikel zu dem Lieferanten anfertigen kann. Außerdem verfügt die Kundendatei über zwei weitere Datengruppen. Sie können zusätzlich Interessenten aufnehmen, die Ihr Warensortiment erstmal kennenlernen wollen und FIRST_MILLION ermöglicht Ihnen auch die Verwaltung Ihrer Privatadressen. Das Symbol für Interessenten ist "I", für private Einträge "P". 5.1 Aufruf des Kundenfensters Alle Datensätze werden wieder in einem Fenster angezeigt und verwaltet. Um dieses Fenster zu öffnen, stehen Ihnen die bereits bekannten Wege zur Verfügung. Der Aufruf über die Tastatur durch Drücken der F2 Taste, oder ein Klick auf den Eintrag "Kunden" im Pull-Down-Menü "Fenster". Sie sehen anschließend das abgebildete Fenster. Die Infozeile unter der Kopfzeile des Fensters zeigt Ihnen auf einem Blick welche Information in welcher Spalte steht. Sie sehen die Positionsnummer des Eintrags, den Hinweis auf die Gruppe, den 1. Namen des Kunden, die erste Zeile des Textfeldes "Bemerkungen", die Kundennummer, das Datum der letzten Rechnung, den Nettoumsatz, die Telefon und Fax Nummer und die Adresse. Wenn Sie keinen Großbildschirm, oder eine Graphikerweiterung besitzen, können Sie nicht alle Eintragungen auf einmal sehen. Um auch den Umsatz und die Adresse lesen zu können, müssen Sie mit dem horizontalen Scrollbalken unten am Fenster weiterblättern. Wenn Sie alle Daten zu einem Datensatz sehen möchten, müssen Sie einen Doppel-Klick auf den entsprechenden Datensatz ausführen. Dann öffnet sich die Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten" mit allen Informationen. Sie können jetzt die Einträge lesen, oder wenn sich etwas geändert hat, eine Korrektur vornehmen. Haben Sie einen Datensatz über die Suchfunktion an die erste Position des Fensters gebracht, so ist dieser Datensatz bereits aktiviert, das heißt er wird invertiert dargestellt. Um diesen Datensatz aufzurufen reicht es aus, die Return-Taste zu drücken. Allgemein: Ein aktivierter Eintrag im GEM-Fenster kann immer alleine durch die Return-Taste aufgerufen werden! Es erscheint jeweils die Eingabemaske. Mit dem Autolocator von FIRST_MILLION ist die Suche nach einem Datensatz kein Problem mehr. Springen Sie mit der Esc-Taste an den Anfang Ihrer Kundenliste und tippen Sie den Namen ein. Sofort steht die Markierung an der entsprechenden Stelle Ihrer Kundenliste. 5.2 Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten" Zum Öffnen einer leeren Dialogbox für die Eingabe eines neuen Kunden drücken Sie die Tasten Ctrl + N, es öffnet sich eine bis auf die Kundennummer noch leere Dialogbox. Folgende Informationen können Sie eingeben: Name1 und Name2: Bei Name1 tragen Sie die Kunden oder Firmenbezeichnung ein. Das Feld Name2 ermöglicht Ihnen eine weitere Eintragung, falls die Firma über eine Zusatzbezeichnung verfügt. In unserem Beispiel wollen wir die Firma Claus Mustermann, Gehäusebau, als Lieferanten eintragen. Hierbei wäre der Name1 "Claus Mustermann" einzugeben. Da wir nicht zwischen Vor- und Nachname unterscheiden (macht bei Firmennamen sowieso keinen Sinn, spart deshalb erheblich Speicherplatz) verwenden wir einen kleinen Trick, wenn der Name des Kunden aus zwei Teilen besteht. Verwenden Sie bitte zur Trennung zwischen Vornamen und Nachnamen das Zeichen "kleiner als" neben der y-Taste auf Ihrer Tastatur (<). Geben Sie zuerst den Nachnamen und dann den Vornamen ein. Die Eingabe sollte also so aussehen:"Mustermann<Claus". Den gleichen Trick wenden Sie bitte bei Titeln an, so wird aus Dr. Müller "Müller<Dr.". Der Vorteil liegt auf der Hand, wenn Sie viele Doktores in Ihrer Kundendatei führen, springt der Autolocator bei der Eingabe von Dr zum ersten Eintrag von vielen. Geben Sie Müller ein, sind Sie mit Sicherheit dichter am gesuchten Datensatz dran. Wenn Sie diesen Namen später ausdrucken lassen, so erscheint er natürlich in der richtigen Reihenfolge. Der Name2 kann dann die Zusatzbezeichnung "Gehäusebau" erhalten. Wenn Sie für diese Firma später Adressetiketten drucken, wird unter Name1 der Name2 gedruckt werden. Sie könnten hier auch Ihren Ansprechpartner eingeben "z. H. Herr Musterfrau" o. ä.. Anschrift Die Felder "Straße" und "Ort" erhalten dann die üblichen Eintragungen für Anschriften. Für das Beispiel geben Sie bitte "Nirgendwoweg 0815", und für den Ort "D-47110 Beispielhausen" ein. Zeich Wenn Sie bei der Korrespodenz mit diesem Kunden immer ein bestimmtes Aktenzeichen, Bearbeiter o. ä. in den Ausdrucken stehen haben möchten, können Sie dies hier voreinstellen. Mit dem Platzhalter <KIHRZEICH> wird dieses Feld in alle Formulare gesetzt. Sollte einmal ein anderer Hinweis als der hier vorgegebene in ein Formular geschrieben werden, ist das kein Problem, da Sie diese Zeile in einem Formular jederzeit noch einmal aufrufen und editieren können! Telefon und Telefax Die Dialogbox ermöglicht Ihnen sowohl eine Telefon- als auch eine Telefaxnummer einzugeben. Verfügen Sie über das Programm CoMa, so wird die Faxnummer automatisch gewählt, wenn Sie ein Dokument über ein angeschlossenes Faxmodem ausgeben möchten. Sie können, wenn Sie dieses Programm besitzen, außerdem Ihr Modem zum Wählen der Telefonnummer verwenden. Geben Sie die Telefonnummer wie gewohnt ein, nach der Vorwahl einen Schrägstrich und bei Nebenstellenanlagen einen Bindestrich. Diese Trennzeichen werden beim Wählen unterdrückt. Ausgelöst wird diese Funktion mit der Tastenkombination Ctrl + D (dial, engl. wählen), wenn der Kundeneintrag aktiviert ist (inverse Darstellung). Bank, Bankleitzahl und Kontonummer In diese Felder können Sie die Bankverbindung eintragen Kundennummer An dieser Stelle wird vom Programm automatisch eine Kundennummer vergeben. Sie können aber auch selbst eine Nummer eintragen. Sollten Sie versehentlich eine bereits existierende Kundennummer vergeben haben, so warnt Sie das Programm durch einen entsprechenden Hinweis. Sie müssen dann OK anklicken und in dem Feld Kundennummer eine noch nicht besetzte Nummer eintragen. Mit welcher Nummer das Programm bei der automatischen Nummerierung beginnt, können Sie unter "Einstellungen" in der Menüleiste in der Dialogbox "Parameter" vorgeben. Möchten Sie keinen Vorschlag vom Programm erhalten, so geben Sie dort bitte eine Null ein. Nach dem Aufrufen der Dialogbox "Kunden" ist dann das Feld Kundennummer leer. Eigene Kundennummer Wenn es sich bei diesem Datensatz um einen Ihrer Lieferanten handelt, so werden Sie sicherlich eine Kundennummer zugeteilt bekommen haben. Hierfür ist dieses Feld gedacht. Diese Nummer wird beim Schreiben einer Bestellung automatisch ausgewertet wenn der Platzhalter <KEIGNR> gesetzt ist. Das Programm erlaubt hier eine alphanummerische Eingabe, also Zahlen sowie Buchstaben. Bemerkungen Für besondere Vermerke und Hinweise stellt Ihnen die Datei zwei Zeilen zu je 63 Zeichen zur Verfügung. Die für diesen Programmteil zuständige Suchroutine für Texte kann auch auf die diese Textzeilen angewendet werden. In der Kundenliste wird jedoch nur die erste Zeile der Bemerkungen dargestellt. Möchten Sie beide Zeilen sehen, müssen Sie den Datensatz durch einen Doppelklick anwählen. Es erscheint dann die Dialogbox mit allen Eintragungen Letzte Rechnung Wenn Sie mit FIRST_MILLION eine Rechnung geschrieben haben, wird automatisch das Datum der letzten Rechnung hier eingetragen. So können Sie immer erkennen, wann dieser Kunde das letzte Mal bei Ihnen einen Umsatz getätigt hat. Dieses Datum wird auch im Fenster angezeigt. Ihre Kunden lassen sich auch nach dem Rechnungsdatum sortieren. Umsatz Die Umsätze die Sie mit diesem Kunden tätigen, werden hier angezeigt. Es werden alle Rechnungen an diesen Kunden summiert, bis Sie die Funktion "Umsätze zurück" im Pop-Up-Menü des Kundenfensters "Kunden" betätigen. In welchen Zeitabständen Sie die Umsatzstatistik zurücksetzen, hängt lediglich von Ihnen ab. Da durch die Funktion "Umsätze zurück" die vorhergehenden Umsätze verloren gehen, sollten Sie vor dem Aufrufen dieser Funktion Ihre Kundendatei als Liste ausdrucken. Hierin sind dann auch die Umsätze enthalten, wenn Ihr Drucklayout den Platzhalter <KUMSATZ> enthält. Kundengruppe Sie können mit diesem Programmteil 16 Gruppen verwalten. Mit dem Knopf Gruppe rufen Sie eine Auswahlbox auf, in der Sie die gewünschte Gruppe auswählen können. Mit einem Klick auf das gewünschte Feld wird der neue Eintrag dieser Gruppe zugeordnet. Da man mit der Bezeichnung Gruppe 1 oder Gruppe 15 nicht viel assoziiert, können Sie hier jeden gewünschten Namen eintragen. Jeder Datensatz kann ein bis 16 Gruppen zugeordnet werden. Es ist also möglich einen Datensatz sowohl in der Gruppe der Kunden als auch bei den Lieferanten einzuordnen. Rabatt Sie können in FIRST_MILLION jedem Kunden einen eigenen Preisrabatt einräumen. Wird zu diesem Kunden dann eine Rechnung erstellt, berechnet das Programm entsprechend dieser Eintragung den Preisnachlaß. Die Artikel die mit "kein Rabatt" (siehe Kapitel 6) markiert wurden sind hiervon natürlich ausgenommen. Wenn für den gewählten Kunden ein kundenbezogener Rabatt existiert, wird der globale Rabatt auf die Bruttorechnungssumme (siehe Einstellungen "Parameter") nicht verwendet. Die Rabattfunktion kann auch noch in dem Pop-Up-Menü "Formular" wieder ausgeschaltet werden. Anrede Dieses Pop-UpⁿMenü ermöglicht die Einstelllung einer Anrede für den Briefkopf, d. h. für das Anschriftsfeld in einem Schreiben. Über den Bemerkungszeilen finden Sie ein weiteres Textfeld für die Definition einer Anrede, die in der Serienbrieffunktion von FIRST_MILLION verwendet wird. Wir haben uns für eine frei editierbare Anrede entschieden, da hiermit alle Geschmäcker befriedigt werden können, auch wenn es Speicherplatz kostet. Geben Sie bitte die komplette Anrede ein. Für den deutschen Kunden "Sehr geehrter Herr Müller, ", für den englischen Kunden "Dear Mr. Mueller," usw. Zahlart Mit diesem Knopf können Sie ein Pop-Up-Menü aufrufen, in dem Sie das Zahlungsziel editieren und festlegen können. Die hier vorgenommene Einstellung wird beim Ausdruck einer Rechnung mitgedruckt, wenn der Platzhalter <KZAHLART> im Formular steht. Es wird das gedruckt, was Sie in dieses Feld eingetragen haben. Preis In unserer Artikelliste sind drei verschiedene Preise für einen Artikel möglich. Die Auswahl erfolgt hier normalerweise über einen Mengenrabatt. Sie können aber auch gleich einem Kunden den Preis vk1, vk2 oder vk3 zuordnen. Bei "Menge" erhält er den aktuell gültigen Mengenrabatt. Info Über den Knopf Info rufen Sie eine Dialogbox auf, in der Sie weitere Informationen zu diesem Datensatz abspeichern können. Ihnen stehen dafür insgesamt 32 Zeilen mit 62 Zeichen zur Verfügung. Diese Infobox kann sehr gut zum festhalten von Gesprächsnotizen verwendet werden. Sie erkennen übrigens die Datensätze, die etwas in der Infobox enthalten an einem kleinen Häkchen in der Fensterliste. Erinnerung Manchmal ist es sinnvoll, nach einem Gespräch mit einem Kunden, zu einem bestimmten Datum an dieses Gespräch (diesen Kunden) erinnert zu werden. Für solch eine Funktion hat sich der Begriff Aquisition eingebürgert. Tragen Sie in das Zeitfeld "Erinnern" das Datum ein, zu dem Sie diesen Kundeneintrag wieder vorgelegt bekommen wollen. Wenn Sie an diesem Tag das Programm starten, so ist das Kundenfenster bereits geöffnet, und Sie sehen alle Kundennamen, an die Sie an diesem Tag oder davor erinnert werden wollten. Wenn Sie diesen Eintrag nicht mehr vorgelegt bekommen möchten, müssen Sie das Zeitfeld "Erinnern" wieder mit der ESC-Taste löschen Um das aktuelle Tagesdatum in dieses Feld einzutragen genügt ein Klick auf das Feld "Erinnerung"! ohne Mehrwertsteuer Sie können alle Kunden, die als ausländische Kunden keine MwSt zu entrichten haben, markieren. Dafür steht der Knopf "ohne MwSt" in der Kundendialogbox zur Verfügung. Alle Rechnungen für diese Kunden werden ohne MwSt gedruckt. Aber Achtung! Dieses Verfahren ist nur an Endverbraucher oder ins nicht europäische Ausland anzuwenden. In Gebiete des europäischen Binnenmarktes sind Warenlieferungen nur mit Umsatzsteueridentifikationsnummer ohne MwSt möglich. Bitte informieren Sie sich bezüglich der zur Zeit geltenden Bestimmungen bei Ihrem Finanzamt. 5.3 Kundenfilter Wenn Sie bei einer großen Kundendatei die Übersicht verlieren sollten, so können Sie durch Aufrufen der Filterfunktion die Anzahl der angezeigten Datensätze im Kundenfenster reduzieren. Der Aufruf dieser Funktion erfolgt über das Pop-Up-Menü "Kunden". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das aktivierte Kundenfenster und an der aktuellen Mausposition öffnet sich das Pop-Up-Menü mit einer Reihe von Auswahlmöglichkeiten. Der Bereich "Filter" umfaßt 11 Positionen. Sie finden hier die ersten fünf Gruppennamen eingetragen, die Sie definiert haben. Ein Klick auf einen dieser Menüpunkte und in der Kundenliste werden nur noch die Datensätze angezeigt, die dieser Gruppe zugeordnet sind. Mit einem Druck auf die TAB-Taste wird dieser Filter aufgehoben und es erscheinen sofort wieder alle Gruppen. Um gleichzeitig mehrere Gruppen auswählen zu können müssen Sie im Pop-Up-Menü den Eintrag "Gruppenauswahl" anklicken. In der dann erscheinenden Dialogbox werden die gewünschten Gruppen ausgewählt. Die gerade aktive Filterfunktion wird zur besseren Übersicht in der Kopfzeile des Kunden & Kundenfensters angezeigt. Mit der Funktion "nach Suchwort" können Sie sich eine Selektion nach einem vorher in der Dialogbox "Suche Kunden" eingegebenen Kriterium erstellen. 5.4 Suchfunktion Sie können in den Datensätzen des Kundenfensters nach bestimmten Datensätzen suchen lassen. Ihnen stehen hierfür 8 Suchkreise zur Verfügung. Um den Suchbegriff einzugeben rufen Sie die Funktion "Suchen" aus dem Pull-Down-Menü "Datei" auf, oder drücken Sie die Tastenkombination Ctrl + F. Wenn Sie in diesem Menü den Eintrag "Suchen" anwählen, erscheint die abgebildete Dialogbox, die im Aufbau der Dialogbox "Suchen" in der Buchhaltung entspricht. Sie müssen zuerst den Suchkreis auswählen, in dem die Funktion wirken soll. Wenn Sie nach einem Text suchen lassen, können Sie hier ein, oder mehrere Worte eingeben auch Wortteile sind möglich nach denen gesucht werden soll. Auch für das Kundenfenster gilt, es wird mit der Suche immer in dem Datensatz begonnen, der im Kundenfenster gerade an 1. Stelle steht. Wenn Sie mit der Positionsnummer 1 bei der Suche beginnen möchten, müssen Sie diesen Datensatz mittels des Scrollbalken am rechten Fensterrand nach oben bringen. Schneller geht dies jedoch durch Drücken der Clr/Home-Taste! Wird ein Datensatz gefunden, so schreibt ihn das Programm an die erste Stelle ins Fenster. Wenn Sie weitersuchen lassen, wird auch der nächste Datensatz der den Suchbedingungen entspricht an die erste Position geschrieben. Durch das Drücken der Tasten Ctrl + G wird die weitere Suche gestartet. Wenn Sie erwarten, daß mehrere Datensätze zu dem Suchkriterium passen könnten, sollten Sie gleich die Funktion "Filtern" in der Dialogbox anwählen. Ihr Kundenfenster enthält dann alle Datensätze, die dem Suchkriterium entsprechen und Sie können wahrscheinlich den gewünschten Datensatz sofort erkennen. 5.5 Sortieren im Kundenfenster Die Datensätze in Ihrer Kundenliste können nach unterschiedlichen Kriterien sortiert werden. Hierfür dient wie in allen Fenstern von FIRST_MILLION die Infozeile am Kopf der Datenliste. Sie können hier sofort erkennen, welche Daten in welcher Spalte sind und mit einem Mausklick kann der Inhalt des Fensters neu sortiert werden. Sie haben die Auswahl zwischen Namen, also alphabetischer Sortierung, Unterteilung nach Gruppe (Gruppe1, Gruppe2,...) und der Sortierung nach Umsätzen und Orten. Darüber hinaus ist auch eine Sortierung nach Telefon- und Faxnummern möglich. Wenn Sie nämlich eine Exportdatei mit Faxnummern für CoMa erstellen wollen, können Sie so die Kunden ohne Faxgerät erkennen und aussortieren. Das Exportformat muß dann mindestens die Platzhalter <NAME1> und <KFAX> enthalten. Beide Platzhalter werden durch einen senkrechten Strich getrennt (Taste unter der Delete Taste auf der ATARI TT Tastatur). Wir haben ein entsprechendes Exportformat dem Programmpaket beigelegt, bitte schauen Sie sich die Datei FAXEX.FRM einmal an. Die von Ihnen eingestellten Sortierkriterien werden beim Programmende mit abgespeichert. Wenn Sie eine Neueintragung vornehmen, wird der neue Datensatz sofort entsprechend den Sortierkriterien eingefügt. Sie müssen nicht mehr nachträglich neu sortieren lassen! 5.6 Drucken Das Programm FIRST_MILLION ermöglicht Ihnen den Ausdruck Ihrer Kunden- und Lieferantendatei sowohl in Listenform, als auch auf beliebige Etiketten. Wenn Sie Ihre gedruckte Werbung verschicken möchten, so lassen sich die Adressen auch auf DIN A 4 Bögen ins Adressfenster drucken, kurz über das entsprechende Druckformat kann praktisch jede beliebige Ausgabe gemacht werden. In Verbindung mit der Kundendatei lassen sich auch personalisierte Serienbriefe ausgeben, die dann bei Ausgabe über die Druckereinstellung 1 auch mit einer Grafik gemischt werden kann. Sie erreichen die dafür zuständige Dialogbox, ein aktives Kundenfenster vorausgesetzt, über das zu dem Kundenfenster gehörende Pop-Up-Menü. Mit den oberen beiden Auswahlknöpfe können Sie wählen, ob Sie einen bestimmten Bereich Ihrer Kundenliste drucken wollen, also von Nr. 5 bis Nr. 31 zum Beispiel, oder ob die in der Liste markierten Positionen benutzt werden sollen. Zum markieren müssen Sie die linke SHIFT-Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste jede gewünschte Adresse einmal anklicken. Diese Zeilen werden dann invertiert (schwarzer Hintergrund) dargestellt. Sie können somit beliebige, unabhängige Adressen auswählen. Sie können auch eine Filterfunktion benutzen um die gewünschte Auswahl zu erstellen. Prinzipiell wirkt die Druckausgabe immer nur auf die Datensätze die aktuell im Kundenfenster dargestellt werden. Der Bereich "Format" enthält 8 Slots für den schnellen Zugriff auf ein gewünschtes Druckformat. Hinter den Auswahlknöpfen und Dateinamen finden Sie wie schon bei der Druckdialogbox der Buchhaltung den Knopf "Einst. 1". Auch die Ausgabe der Kundendaten kann durch aktivieren dieses Knopfes mit einer Grafik gemischt ausgegeben werden. Die Auswahl der gewünschten Grafik geschieht über die Druckparameter. Um ein neues, eigenes Druckformat zu erstellen, laden Sie zuerst ein altes Druckformat mit der Funktion "Format laden" in den gewünschten Slot. Anschließend rufen Sie mit dem Knopf "Editieren" den Texteditor auf und setzen die gewünschten Platzhalter und Formatanweisungen. 3 Adressen pro Zeile Für Besitzer von Laserdruckern ist das Bedrucken von Adressetiketten nur auf Bögen im DIN A4 Format möglich. Wir haben deshalb ein sehr spezielles Druckformat entworfen, damit auch der Ausdruck auf diese Laseretiketten möglich ist. So gibt es im Handel Laseretiketten im Format 70x37 mm (z.B. BOEDER Nr. 51 100). Ein DIN A 4 Blatt enthält nebeneinander 24 Aufkleber, die von links oben nach rechts unten durchnummeriert einzeln bedruckt werden können. Sie können somit auch mit dem Laser einzelne Adressaufkleber bedrucken, wenn Sie die Nr. des Aufklebers angeben, auf dem der Druck beginnen soll. So kann Aufkleber 1 bis 24, wenn es sein soll nacheinander in 24 Druckdurchläufen bedruckt werden! Um mehr über den Aufbau dieses Druckformats zu erfahren sollten Sie es einmal laden und über die Funktion "Editieren" anschauen. Calamus Format Für die Erstellung von Katalogen ist es wichtig die Daten so auszugeben, daß die gängige DTP Software Calamus von DMC zur weiteren Bearbeitung verwendet werden kann. Wenn Sie diesen Knopf aktivieren, wird eine Datei erstellt, die nach jedem Platzhalter einen Tabulator enthält. Das erleichtert die Formatierung in Calamus erheblich! 5.7 Die Serienbrieffunktion in FIRST_MILLION Um Ihnen das Anfertigen von Rundschreiben und Werbeaktionen zu erleichtern haben wir eine Serienbrieffunktion integriert. Prinzipiell funktioniert die Ausgabe als Serienbrief nicht anders, als die Ausgabe der Adressetiketten. Sie schreiben mit dem Texteditor von FIRST_MILLION den gewünschten Text. In dem Text können Sie natürlich weiterhin Ihre Platzhalter positionieren, sodaß Sie am Ende einen personalisierten Serienbrief erhalten. Wenn Sie gebrauch von den Zeilen der Infobox machen (Platzhalter KINFO01 bis KINFO16), kann sich das Ergebnis wirklich sehen lassen. Wenn Sie über einen HP kompatiblen Drucker verfügen, können Sie Ihr Briefpapier als Grafik im Hintergrund mitdrucken lassen. Durch Verwendung der HTML Attribute können Sie sehr bequem Textpassagen hervorheben und das Aussehen des Schreibens weiter perfektionieren. Damit der Ausdruck auch richtig formatiert ist, sollten Sie folgende Punkte beachten: 1. Der Platzhalter für die Anrede im Adressfeld <KANREDE> sollte in Zeile 13 stehen! 2. Es können die Textattribute fett, unterstrichen und kursiv verwendet werden. 3. Es sollten 64 Zeilen pro Seite bedruckt werden können. Bitte schauen Sie sich das beigelegte Beispieldokument S_BRIEF_1.TXT einmal an. 5.8 Übernahme einer Kundenadresse in ein Angebot oder eine Rechnung Ein großer Vorteil des Programms liegt in dem Zusammenspiel der verschiedenen Programmteile, ohne Datenkonvertierung und Umstände. So ist es natürlich möglich, die Adressen der Kundendatei in einem Angebot, oder Rechnung zu verwenden. Sie müssen immer, wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung, kurz ein Formular der Fakturierung schreiben wollen, vorher den Datensatz des gewünschten Kunden einfach mit der linken Maustaste einmal anklicken. Dieser Eintrag wird dann invertiert dargestellt (weiße Schrift auf schwarzem Hintergrund). Aus diesem Datensatz fügt das Programm Namen und Anschrift in das Formular der Fakturierung ein, fertig! Wenn Sie das unten gezeigte Kundenfenster verlassen und den Programmteil Rechnungserstellung starten (F 3), erhalten die Angebote, oder Rechnungsdrucke diesen Namen und Adresse. Etwas schwieriger wird das, wenn Sie über eine umfangreiche Kunden & Lieferantenliste verfügen. In solch einem Fall wird der Kunde nicht direkt ausgewählt, sondern erst einmal über den Autolocator an die erste Stelle des Fenster geschrieben. Dieser Datensatz ist dann sofort aktiviert, wie man leicht an der invertierten Darstellung erkennen kann. Bringen Sie zuerst immer den ersten Datensatz an die erste Position des Fensters, in dem Sie die Clr/Home-Taste drücken. Tippen Sie den Nachnamen ein, und schon ist der Datensatz markiert. Die eingetippten Bucchstaben werden im Kopf des Fensters angezeigt. Wechseln Sie jetzt durch Drücken der F3 Taste in die Artikelverwaltung, so erhält das dort erstellte Formular diesen Datensatz als Anschrift. 5.9 Importfunktion Für den Fall, daß Sie eine bereits bestehende Kundendatei aus einer Datenbank übernehmen möchten, haben wir eine Importfunktion vorgesehen. Sie können eine ASCII- Datei in FIRST_MILLION einlesen, wenn diese zum einen als sogenannte "Komma- deleted"-Datei vorliegt, und die Reihenfolge der Datenfelder mit der entsprechenden Eingabemaske übereinstimmt. Als "Komma-deleted"-Datei versteht man eine ASCII-Datei deren Datenfelder durch ein Komma voneinander getrennt sind. Alle Daten stehen dabei hintereinander. Das Ende des Datensatzes wird durch ein Line-Feed oder CR signalisiert. Wichtig ist noch, daß Datenfelder die Kommas enthalten in Hochkommata eingeschlossen sind. Eine ganze Reihe von Datenbanken ermöglichen den Datenexport nach einstellbaren Kriterien, womit Sie die Reihenfolge individuell anpassen können. Um Ihnen solch eine Datenstruktur zu veranschaulichen, befindet sich auf der Programmdiskette eine Beispieldatei mit dem Namen KUNDEN.IMP. Laden Sie diese Datei in den Texteditor und Sie sehen relativ schnell worauf es ankommt. In folgender Reihenfolge müssen die Daten vorliegen: Name1, Name2, Straße, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, Bank, Bankleitzahl, Kto. Nr., Kundennummer, eigene Kundennummer (wichtig bei Lieferanten), Anrede (muß immer in Hochkommata eingeschlossen sein, da am Ende üblicherweise ein Komma steht!), Bemerkung 1, Bemerkung 2, Abkürzung für Art des Datensatzes (K für Kunde, L für Lieferant usw.), Prozentsatz für den kundenbezogenen Rabatt,CR Datenfelder die Ihre Datei nicht besitzt, bleiben leer, müssen aber mit Kommata eingeschlossen werden. Wenn diese Funktion gestartet wird, werden Sie gefragt, ob Sie neue Kundennummern vergeben möchten, oder die alten weiterverwenden. Während die Daten eingelesen und konvertiert werden, findet eine umfangreiche Plausibilitätsprüfung statt. Wenn Fehler auftreten, so erscheint ein Warnhinweis und der Lesevorgang wird in dieser Zeile unterbrochen. Sie sollten sich dann die Zeilennummer merken und FIRST_MILLION ohne Datensicherung verlassen. Korrigieren Sie dann den Datensatz der fehlerhaft war und starten Sie die Importfunktion erneut. 5.10 Umsätze zurücksetzen Der letzte Menüpunkt des zum Kundenfenster gehörenden Pop-Up-Menü dient dazu, in einem bestimmten Abstand die aufgelaufenen Kundenumsätze wieder auf Null zurückzusetzen. Nach welchen Zeiträumen Sie diese Funktion ausführen entscheiden Sie. Damit aber die Umsätze der vorangegangenen Periode nicht verloren gehen, sollten Sie vorher eine Liste der Umsätze drucken. Ein entsprechendes Druckformat liegt im Ordner FORMATE\KUNDEN\ mit dem Namen UMSATZ.FRM für Sie bereit.